Praca zdalna i hybrydowa wyjaśnione

Co to jest praca zdalna i hybrydowa? Rozwiejmy wszelkie wątpliwości!

Zastanawiasz się, co to jest praca zdalna i hybrydowa, i jak odnajdujesz się w nowej rzeczywistości zawodowej? Nie jesteś sam. Ostatnie lata to prawdziwa rewolucja na rynku pracy. Od momentu, gdy pandemia COVID-19 zmusiła nas do redefinicji naszych zawodowych nawyków, praca zdalna i hybrydowa stały się nie tylko alternatywą, ale często preferowanym, a nawet dominującym modelem zatrudnienia. To już nie tylko trend, ale nowa norma, która zmienia oblicze firm na całym świecie. Przyjrzyjmy się bliżej tym dwóm koncepcjom, byś mógł zrozumieć ich specyfikę, zalety, wady i to, co musisz o nich wiedzieć, zarówno jako pracownik, jak i pracodawca.

Praca hybrydowa – nieco historii i definicja, czyli jak dojrzeliśmy do elastyczności

Przez cały XX wiek królował tradycyjny model pracy stacjonarnej. Biura były centrum wszechświata zawodowego, a dojazdy do pracy codziennym rytuałem. Wraz z nadejściem XXI wieku i rozwojem technologii komunikacyjnych, zaczęła pojawiać się praca zdalna, początkowo domeną freelancerów i nielicznych, pionierskich firm. Jednak to dopiero globalna pandemia stała się katalizatorem zmian, zmuszając organizacje do masowego przejścia na pracę poza biurem. I tak, obok pracy stacjonarnej i zdalnej, pojawił się trzeci, coraz popularniejszy tryb – praca hybrydowa, dotycząca głównie pracy biurowej.

Co to jest praca hybrydowa? Definicja jest prosta: to połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną. Mówiąc najprościej, pracownik część czasu spędza na home office, a część w biurze. To kluczowa różnica względem pracy w pełni zdalnej, gdzie biuro często po prostu nie istnieje, oraz pracy stacjonarnej, gdzie delegacje nie kwalifikują się jako „hybryda”.

Potwierdzają to liczne analizy biznesowe. Raport firmy Jabra „2022 Hybrid Ways of Working Global” wskazał, że w 2022 roku 45% ankietowanych firm z sześciu krajów wdrożyło pracę hybrydową. Firmy nadal szukają najlepszych rozwiązań, a The Okta Hybrid Work Report 2023 pokazał, że 18% firm w Wielkiej Brytanii planuje reorganizację pracy hybrydowej w ciągu najbliższych 18 miesięcy. Pytanie zatem, jaki model hybrydowy wybrać i jakie będą tego konsekwencje dla biznesu i HR.

6 hybrydowych modeli pracy – znajdź ten idealny dla siebie i swojej organizacji!

Organizacje na całym świecie wypracowały już kilka systemów pracy hybrydowej. Klasyfikuje się je głównie według: głównego miejsca pracy, sposobu planowania pracy oraz podziału na grupy pracowników. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

Tryb hybrydowy – podział według głównego miejsca pracy

Te modele skupiają się na wyborze dominującego miejsca wykonywania obowiązków.

1. Model At-will hybrid (Productivity-Based Hybrid Work)

   To model, który stawia na pierwszym miejscu preferencje i samopoczucie pracowników. Daje im swobodę decydowania, czy wolą pracować częściej z domu, czy z biura. Często łączy się go z pracą w pełni zdalną pod wspólnym mianownikiem pracy w pełni elastycznej, ale jest między nimi istotna różnica: w modelu at-will hybrid, jeśli nie chcesz pracować zdalnie, nie musisz, choć możesz pracować niemal wyłącznie zdalnie. Wybór należy do Ciebie. Badanie Flex Report Q2 2023 wykazało, że w USA w ten sposób organizuje pracę 21% firm.

2. Model Remote-first hybrid

   W tym systemie pracownicy pracują przede wszystkim zdalnie, ale część dni poświęcona jest pracy w biurze. Sprawdza się to w organizacjach, gdzie obecność w firmie jest wymagana sporadycznie, np. na spotkania z klientami, a codzienne obowiązki można wykonywać online. O modelu remote-first mówi się, gdy pracownik wykonuje większość obowiązków z domu. Może być ustrukturyzowany – z konkretnymi, wskazanymi dniami w miesiącu – lub dowolny, gdzie pracownik sam określa, kiedy pojawi się w biurze, pod warunkiem osiągnięcia ustalonej liczby wizyt.

3. Model Office-first hybrid

   To z kolei odwrotność modelu remote-first. Pracownicy pracują stacjonarnie, a zdalnie tylko przez kilka dni w miesiącu lub w razie nagłej sytuacji. O podejściu office-first mówimy, gdy pracy z domu jest mniej niż pracy z biura. Może ono ograniczać pracę zdalną do okazjonalnej pracy zdalnej, opisanej w Kodeksie Pracy, ale może również obejmować nieco więcej czasu na home office, z założeniem, że główna przestrzeń pracy to biuro firmy.

Rodzaje pracy w systemie hybrydowym w ujęciu planowania pracy

Oba powyższe systemy – remote-first i office-first – należą do grupy tzw. ustrukturyzowanych systemów hybrydowych. W tej kategorii pracownicy „przechodzą” między pracą w domu a stacjonarną w określony i zorganizowany sposób. Mogą być w biurze w jednym tygodniu, a w kolejnym na home office, albo świadczyć pracę zdalnie tylko w określone dni, np. we wtorki, czwartki i piątki. Tę kategorię pracy hybrydowej dzieli się dodatkowo pod względem metody ustalania zmian miejsca pracy.

1. Fixed hybrid (cohort schedules)

   W tym modelu podział na pracę w domu i biurze jest określany w harmonogramie. Firmy stosujące to rozwiązanie przedstawiają zatrudnionym precyzyjne wytyczne, a ustalony grafik – zazwyczaj w porozumieniu z pracownikiem, np. na podstawie jego dyspozycji – zapobiega chaosowi. Microsoft, dla przykładu, w jednym z modeli pracy, pozwala pracownikom na pracę z domu do 50% miesięcznego czasu pracy, w oparciu o ustalony harmonogram.

   Model fixed hybrid dzieli się dodatkowo na dwa najpopularniejsze rozwiązania:

   • Week-by-week model: Bardzo prosty podział, w którym pracownikowi są przydzielane konkretne tygodnie pracy w biurze, a resztę spędza w domu. Może to być np. jeden tydzień w miesiącu. Niekiedy pracowników dzieli się na dwie grupy, które pracują na zmianę tydzień po tygodniu. To rozwiązanie sprawdza się w bardzo dużych firmach. Jest dość „sztywne”, co ułatwia optymalizację wykorzystania powierzchni biurowej, np. za pomocą systemu hot desk. Ten model znany jest też jako rotacyjny tryb pracy.
   • Split-week model: W tym przypadku część osób pracuje z domu zazwyczaj 2-3 dni w tygodniu, które są ściśle określone. Harmonogram ustala się, przydzielając konkretne zespoły do wybranych dni – wówczas cały team zawsze pracuje w biurze razem – albo dzieląc zespoły. W tej drugiej wersji kilku członków zespołu jest na pracy zdalnej, a pozostali na stacjonarnej. Split-week model może mieć różne podtypy, w zależności od tego, czy pracownik jest przydzielany według: zespołu, departamentu, projektu czy innych kryteriów.

Jak wykazują badania, mieszany model pracy jest obecny na rynku pracy w około 30% firm. Niezależnie od wybranego rozwiązania, praca w ustrukturyzowanym modelu mieszanym to dla pracowników oszczędność czasu i pieniędzy, np. dzięki rzadszym dojazdom do pracy. Wdrożenie takiego hybrydowego trybu pracy wymaga ustalenia wszelkich zasad w regulaminie. Przydaje się także narzędzie, które pomaga zorganizować pracę w modelu hybrydowym – np. w formie zgłoszeń pracy zdalnej lub odgórnego ustalania grafików. Takie funkcje oferuje na przykład tomHRM, co znacznie ułatwia wprowadzenie pracy hybrydowej.

Praca w modelu hybrydowym pod względem grup pracowników

Ostatni model pracy hybrydowej dotyczy przypisania pracy w domu określonym zespołom. Jest to zatem praca hybrydowa w ujęciu firmy, ale dla poszczególnych pracowników będzie ona albo zdalną, albo hybrydową, albo stacjonarną. Takie rozwiązanie stosują przedsiębiorstwa, w których są zatrudnione osoby absolutnie niezbędne stacjonarnie, np. kierownicy czy pracownicy produkcji, i jednocześnie takie, które mogą wykonywać swoje obowiązki zdalnie, jak zespół księgowych czy dział IT.

Tak zorganizowano pracę hybrydową w firmie Salesforce. Grupy mające kontakt z klientem pracują stacjonarnie przez 4 dni w tygodniu, zespoły produktowe i inżynieryjne – zdalnie, przy czym 10 razy na kwartał przyjeżdżają do biur na ważne spotkania, spotkania team-buildingowe lub wtedy, kiedy wprowadzany jest nowy produkt. Pracownicy biurowi pracują w modelu 3:2 (3 dni z biura i 2 zdalnie). Firma zatrudnia również osoby pracujące w pełni zdalnie.

Plusy tego rozwiązania:

• Dopasowanie miejsca pracy do specyfiki zadań.
• Większa elastyczność w zarządzaniu powierzchnią biurową.
• Możliwość zatrudniania talentów z różnych lokalizacji.

Minusy tego rozwiązania:

• Potencjalne problemy z poczuciem równości i integracją zespołów pracujących w różnych trybach.
• Konieczność precyzyjnego zarządzania komunikacją i przepływem informacji.

W tomHRM obsłużysz również taką sytuację, gdyż wnioski o pracę zdalną można przypisywać do konkretnych grup pracowników, np. w określonym oddziale czy dziale, dzięki czemu tylko część osób będzie mieć możliwość wnioskowania o pracę zdalną.

Praca zdalna i hybrydowa a prawo pracy – co musisz wiedzieć jako pracodawca i pracownik?

W związku z dynamicznym wzrostem popularności pracy zdalnej i hybrydowej, prawo pracy w Polsce doświadcza licznych zmian. Możliwość wykonywania pracy zdalnej niesie za sobą wiele korzyści, ale stawia też pytania dotyczące wymiaru pracy zdalnej oraz czasu jej wykonywania. Kluczowe stają się więc zagadnienia dotyczące obowiązków pracodawcy wobec pracownika zdalnego.

Nowa definicja pracy zdalnej i jej rodzaje

Nowa definicja pracy zdalnej odzwierciedla ewolucję i dostosowanie do współczesnych realiów rynku pracy. Kiedyś postrzegana jedynie jako wykonywanie zadań poza tradycyjnym miejscem pracy, teraz obejmuje szersze spektrum możliwości, narzędzi i metod współpracy wirtualnej. Jej wprowadzenie ma na celu dostosowanie przepisów i praktyk do rosnącej liczby pracowników, którzy preferują lub wymagają elastycznego podejścia do swojego miejsca pracy. Wraz z postępem technologicznym i zmieniającymi się oczekiwaniami, terminologia i definicje muszą być aktualizowane, aby oddać rzeczywistość nowoczesnego świata pracy.

Nowa definicja pracy zdalnej została zawarta w Kodeksie pracy, stawiając jasne ramy dla pracodawców i pracowników. Dodatkowo, przepisy dotyczące pracy zdalnej nie tylko wyznaczają standardy na szczeblu ogólnokrajowym, ale również dają możliwość wprowadzenia regulacji wewnątrzzakładowych, dostosowujących zasady pracy zdalnej do specyfiki danej organizacji czy branży.

Wprowadzenie definicji pracy zdalnej nastąpiło poprzez dodanie do Kodeksu pracy art. 67^18, który brzmi: „Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy”.

Warto nadmienić, że kodeks reguluje trzy rodzaje pracy zdalnej:

1. Całkowita praca zdalna: Pracownik wykonuje obowiązki wyłącznie poza biurem.
2. Częściowa praca zdalna (hybrydowa): Pracownik dzieli czas pracy między dom a biuro.
3. Okazjonalna praca zdalna: Wykonywana sporadycznie na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Wprowadzenie i zmiany w pracy zdalnej

Wprowadzenie pracy zdalnej stało się odpowiedzią na dynamicznie zmieniające się potrzeby rynku pracy oraz oczekiwania pracowników. Ważnym elementem tego procesu jest uzgodnienie pracy w trybie zdalnym między pracodawcą a pracownikiem. Dzięki temu możliwe jest formalne określenie zakresu obowiązków, narzędzi niezbędnych do realizacji zadań oraz wyznaczenie ram czasowych. Uzgodnienie to jest kluczowe, aby obie strony rozumiały swoje prawa i obowiązki, a praca była wykonywana efektywnie i zgodnie z prawem.

Warto prześledzić także zmiany w Kodeksie pracy dotyczące pracy zdalnej. W związku z rosnącym zainteresowaniem pracą na odległość, konieczne stało się wprowadzenie tych zmian. Dotyczyły one m.in. praw i obowiązków zarówno pracodawców, jak i pracowników, czy zasad dotyczących bezpieczeństwa pracy w trybie zdalnym. Zmiany te miały na celu dostosowanie przepisów do nowoczesnej rzeczywistości, w której praca zdalna stała się normą dla wielu branż.

Zmiana warunków pracy

Elastyczność i zdolność do dostosowywania się do zmieniających się okoliczności stały się kluczowymi cechami współczesnego rynku pracy. W wielu przypadkach konieczna jest zmiana warunków pracy, aby sprostać nowym wyzwaniom lub lepiej dostosować się do potrzeb i możliwości pracowników. Może to obejmować zmiany w godzinach pracy, narzędziach czy miejscu wykonywania obowiązków. Ważne jest, aby takie zmiany były dokonywane w sposób przemyślany, z uwzględnieniem praw pracownika oraz potrzeb organizacji.

Warto też nadmienić, że pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez:

• pracownicę w ciąży,
• rodzica wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad członkiem rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika

Obowiązki pracownika przy pracy zdalnej nie różnią się w znaczący sposób od obowiązków w pracy stacjonarnej. Oczekuje się terminowego wykonywania zadań, dbania o powierzone narzędzia pracy oraz uczciwego rozliczania czasu pracy. Pracownik ma prawo do określonej wysokości wynagrodzenia, przerw w pracy, a także do poszanowania jego danych osobowych. Dodatkowo pracownik ma prawo do wniesienia wniosku o pracę zdalną oraz otrzymania odpowiednich narzędzi i szkoleń niezbędnych do efektywnego wykonywania swoich obowiązków.

Prawa pracodawcy w modelu pracy zdalnej są związane przede wszystkim z kontrolą nad procesem pracy. Pracodawca ma prawo do ustalania trybu i sposobu wykonywania zadań, a także do kontroli wykonywania pracy zdalnej. Może też wymagać regularnych raportów dotyczących postępów w pracy czy uczestnictwa w wideokonferencjach. Dodatkowo pracodawca może wprowadzić regulacje dotyczące pracy zdalnej, które będą regulować zasady wykonywania takiego trybu pracy. Co do obowiązków pracodawcy wobec pracownika zdalnego, to przede wszystkim jest to zapewnienie odpowiednich narzędzi do pracy, dbanie o dobre warunki zatrudnienia, a także respektowanie praw pracownika, takich jak prawo do prywatności czy godzin pracy. Pracodawca ponosi również obowiązki informacyjne, musi na przykład poinformować pracownika o wszelkich zmianach dotyczących warunków wykonywania pracy zdalnej.

Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej?

Praca zdalna staje się coraz bardziej popularna, ale jej efektywność zależy od odpowiednio ustalonych zasad. Kluczowym elementem jest zapewnienie narzędzi pracy zdalnej, które umożliwiają pracownikowi wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca. Chodzi tu zarówno o sprzęt komputerowy, jak i oprogramowanie, czy też dostęp do zasobów firmy przez bezpieczne połączenia VPN.

Równie ważne jest jednak określenie sposobu kontroli pracy zdalnej. Pracodawca powinien ustalić systemy raportowania oraz monitoring czasu pracy, tak aby mieć pewność, że zadania są realizowane w wyznaczonych terminach. Pracownik z kolei powinien pamiętać o obowiązku informowania pracodawcy o postępach w realizowanych zadaniach oraz ewentualnych problemach.

Decydując się na pracę zdalną, ważne jest ustalenie odpowiedniego miejsca wykonywania pracy zdalnej. Chociaż teoretycznie pracownik może pracować z dowolnego miejsca, powinien on wybrać takie, które zapewni mu komfort, ciszę i koncentrację. Dedykowane miejsce wykonywanych obowiązków to takie, które spełnia higieniczne warunki pracy zdalnej.

Finansowe aspekty pracy zdalnej – ile wynosi wysokość dodatku?

Wielu pracodawców wprowadza dodatek za pracę zdalną, mając na uwadze pokrycie dodatkowych wydatków pracownika związanych z pracą z domu, takich jak energia elektryczna czy internet. Wysokość tego dodatku jest różna i zależy od branży oraz indywidualnych uzgodnień między stronami. Często jest ona wyrażona jako procent wynagrodzenia lub stała kwota. Zgodnie z przepisami pracodawca pokrywa koszty energii zużywanej dla celów pracy zdalnej. Według szacunków dodatek za pracę zdalną może wynieść około od 50 do 90 zł miesięcznie.

Czym jest ekwiwalent za pracę zdalną?

Niektórzy pracodawcy zamiast dodatku oferują pracownikom ekwiwalent za pracę zdalną. Jest to jednorazowa lub okresowa suma, mająca na celu zrekompensowanie kosztów, jakie pracownik ponosi, pracując poza biurem. Taka forma wynagrodzenia może być szczególnie atrakcyjna dla osób, które pracują zdalnie sporadycznie lub w niepełnym wymiarze godzin.

Ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną

W niektórych przypadkach pracodawca może zaoferować kombinację obu powyższych rozwiązań, oferując zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt za pracę zdalną. Ryczałt jest stałą kwotą, która ma na celu pokrycie wszystkich kosztów związanych z pracą zdalną, niezależnie od ich rzeczywistej wysokości. Dla pracowników, którzy mają stałe koszty związane z pracą zdalną, takie rozwiązanie może być korzystniejsze.

Zwrot kosztów pracy zdalnej

Ponadto pracownicy mogą liczyć na zwrot kosztów pracy zdalnej. Może to obejmować koszty zakupu sprzętu, oprogramowania czy też miesięczne rachunki za internet. Warto jednak pamiętać, że takie zwroty zależą od indywidualnych uzgodnień z pracodawcą i często wymagają przedstawienia odpowiednich dokumentów, takich jak faktury czy rachunki. Pracownik i pracodawca powinni jasno określić zakres tych kosztów oraz sposób ich rozliczenia.

Specjalne przypadki i wyjątki – elastyczność w praktyce

W niektórych sytuacjach określone regulacje dotyczące pracy zdalnej mogą nie obowiązywać lub obowiązywać w zmienionej formie. Przykładowo, pewne branże mogą posiadać specyficzne wymagania w zakresie ochrony danych osobowych, które wpływają na sposób wykonywania pracy zdalnej, np. w bankowości czy sektorze medycznym. Tutaj elastyczność musi iść w parze z rygorystycznym przestrzeganiem przepisów.

Szczególne grupy pracowników – praca zdalna dla rodziców i opiekunów

Praca zdalna dla rodziców i opiekunów umożliwia lepsze pogodzenie obowiązków zawodowych z rodzinnymi, a także daje większą elastyczność w planowaniu dnia. Kluczem do skutecznego korzystania z tej formy zatrudnienia jest uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą. To pozwala na dostosowanie wymiaru pracy zdalnej do indywidualnych potrzeb, co jest szczególnie cenne dla osób, które na co dzień balansują między opieką nad dziećmi czy bliskimi, a wymaganiami pracy.

Okazjonalna praca zdalna – czy potrzebny jest wniosek pracownika?

Nie wszyscy pracownicy wykonują pracę zdalną na stałe. Dla wielu z nich jest to forma okazjonalnej pracy zdalnej, kiedy okoliczności takie jak sytuacja osobista, choroba czy inne zdarzenia losowe uniemożliwiają dotarcie do biura. W takich przypadkach ważne jest, aby pracownik i pracodawca mieli jasno określone zasady i warunki takiej pracy, a także wiedzieli, jakie narzędzia i zasoby będą potrzebne do jej efektywnego wykonywania. Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika, w łącznym wymiarze w roku kalendarzowym nie większym niż 24 dni. To idealne rozwiązanie na „dzień dzwonka” w szkole, nagłą wizytę u lekarza, czy gdy po prostu potrzebujesz chwili ciszy na skupienie się nad ważnym projektem.

Pozostałe aspekty pracy zdalnej – co warto wiedzieć?

Ważne jest, by pracownik wykonujący pracę zdalną miał zapewnione odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej oraz higieniczne warunki pracy. Istnieją też różne rodzaje pracy zdalnej, takie jak praca zdalna zlecona czy telepraca, które charakteryzują się specyficznymi regulacjami. Warto również zwrócić uwagę na ewentualne zmiany w pracy zdalnej oraz zasady wykonywania pracy w tym trybie. Obecne regulacje dotyczące pracy zdalnej określają m.in. miejsce wykonywania pracy zdalnej, czas pracy zdalnej czy uzgodnienie pracy w trybie zdalnym z pracodawcą. Kluczowe jest również zrozumienie praw i obowiązków w kontekście pracy hybrydowej oraz zdalnej, aby uniknąć wątpliwości pracodawców i pracowników.

Usługi dodatkowe i związane z pracą zdalną – czym jest usługa outsourcingu kadrowo-płacowego?

W kontekście rosnącej popularności pracy zdalnej wiele firm poszukuje rozwiązań, które pozwolą im na optymalizację procesów związanych z zarządzaniem personelem. Jednym z takich rozwiązań jest usługa outsourcingu kadrowo-płacowego. Polega ona na powierzeniu zewnętrznemu podmiotowi, często specjalizującej się kancelarii prawnej lub firmie konsultingowej, zadań związanych z obsługą kadrową oraz rozliczeniami płacowymi. W ten sposób pracodawcy mogą skupić się na głównych aspektach swojej działalności, jednocześnie zapewniając prawidłowość oraz terminowość realizacji obowiązków wobec pracownika zdalnego. Takie wsparcie oferuje na przykład Kancelaria Kawalec, pomagając przedsiębiorcom w tych złożonych kwestiach.

Regulacje wewnątrzzakładowe w kontekście pracy zdalnej

Z uwagi na specyfikę pracy zdalnej oraz jej dynamiczny rozwój, wiele organizacji decyduje się na wdrożenie wewnętrznych regulacji dotyczących tej formy zatrudnienia. Takie regulacje wewnątrzzakładowe mają na celu klarowne określenie zasad wykonywania pracy zdalnej, narzędzi do pracy zdalnej czy miejsca pracy zdalnej. Ważnym elementem jest też zdefiniowanie obowiązków informacyjnych pracodawcy oraz ustalenie warunków, na jakich pracownik może składać wniosek o pracę zdalną. Regulacje te często uwzględniają również kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną danych osobowych oraz potencjalnymi zmianami w Kodeksie pracy dotyczącymi pracy zdalnej. Jasne zasady to podstawa efektywnego i satysfakcjonującego działania w każdym modelu pracy.