Okres wypowiedzenia umowy o pracę – najważniejsze informacje

Co to jest okres wypowiedzenia i ile trwa na umowie o pracę? Wszystko, co musisz wiedzieć

Zacznijmy od podstawowego pytania: co to jest okres wypowiedzenia i ile trwa na umowie o pracę? Jeśli choć raz myślałeś o zmianie pracy, z pewnością natrafiłeś na ten termin. To kluczowy element każdego stosunku pracy, który pozwala zarówno Tobie, jak i Twojemu pracodawcy na uporządkowane zakończenie współpracy. W polskim Kodeksie pracy zasady dotyczące wypowiedzenia umowy są jasno określone, ale ich interpretacja i zastosowanie w praktyce mogą budzić wiele pytań. Przyjrzymy się im szczegółowo, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.

Czym właściwie jest okres wypowiedzenia i dlaczego jest tak ważny?

Okres wypowiedzenia to czas, który upływa od momentu złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę do faktycznego rozwiązania stosunku pracy. To nie jest natychmiastowe zakończenie współpracy. W tym okresie wciąż obowiązują Cię wszystkie prawa i obowiązki wynikające z umowy. Pracodawca ma wtedy czas na znalezienie zastępstwa, a Ty – na poszukanie nowego miejsca zatrudnienia.

Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że aby było skuteczne, nie potrzebuje zgody drugiej strony. Składa je jedna ze stron – albo pracownik, albo pracodawca. To ważne, ponieważ to rozróżnia wypowiedzenie od rozwiązania umowy za porozumieniem stron, które wymaga zgody obu stron.

Kiedy złożysz lub otrzymasz wypowiedzenie, biegnie już Twój okres wypowiedzenia. Po jego upływie, w ostatnim dniu, umowa o pracę zostaje rozwiązana. Kodeks pracy, w tym art. 30, precyzuje, że „oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia” jest jednym z dopuszczalnych sposobów zakończenia umowy o pracę.

Od czego zależy długość okresu wypowiedzenia?

Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę nie jest jednakowa dla wszystkich i zależy głównie od Twojego stażu pracy u danego pracodawcy. To kluczowa zasada określona w art. 36 §1 Kodeksu pracy. Im dłużej pracujesz w jednej firmie, tym dłuższy okres wypowiedzenia Ci przysługuje, co daje większą stabilność.

Przy ustalaniu długości stażu pracy u danego pracodawcy, Kodeks pracy i orzecznictwo Sądu Najwyższego (na przykład uchwała z 15 stycznia 2003 roku, III PZP 20/02) jasno wskazują, że należy uwzględniać wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego, konkretnego pracodawcy. Oznacza to, że jeśli pracowałeś w tej samej firmie na kilku różnych umowach, z przerwami lub bez, wszystkie te okresy sumują się. Nie ma znaczenia rodzaj umowy, wymiar etatu, ani powody czy sposoby rozwiązania poprzednich umów u tego pracodawcy – liczy się łączny czas, przez jaki byłeś związany z tą samą firmą.

„Okres zatrudnienia u danego pracodawcy” oznacza, że świadczyłeś pracę, nawet jeśli umowy były zawierane jedna po drugiej, bez względu na ich rodzaj. Ważne jest również, że staż pracy, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, będzie liczony od momentu zawarcia umowy aż do dnia jej rozwiązania z uwzględnieniem samego okresu wypowiedzenia. To oznacza, że czas trwania wypowiedzenia również wpływa na ostateczny staż pracy, co może czasem przesunąć Cię do wyższej kategorii, a tym samym wydłużyć okres wypowiedzenia.

Ustawodawca przewiduje również wyjątki od tej zasady, na przykład w przypadku przejęcia zakładu pracy przez nowego pracodawcę – wtedy staż u poprzedniego pracodawcy może być wliczony.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony i określony – konkretne ramy

Kodeks pracy jasno określa, ile wynosi okres wypowiedzenia dla umów na czas nieokreślony i określony:

• 2 tygodnie – jeśli staż pracy u danego pracodawcy jest krótszy niż 6 miesięcy.
• 1 miesiąc – jeśli staż pracy u danego pracodawcy wynosi co najmniej 6 miesięcy, ale mniej niż 3 lata.
• 3 miesiące – jeśli staż pracy u danego pracodawcy wynosi co najmniej 3 lata.

Od lutego 2016 roku te same zasady obowiązują zarówno w przypadku umowy na czas nieokreślony, jak i umowy na czas określony. Wcześniej umowa na czas określony miała inne, często krótsze, okresy wypowiedzenia, ale nowelizacja Kodeksu pracy ujednoliciła te przepisy, co jest korzystne dla pracowników zatrudnionych na takich umowach.

Co ważne, możesz też w umowie o pracę ustalić dłuższy okres wypowiedzenia, niż przewiduje Kodeks pracy. Zazwyczaj dzieje się tak w przypadku stanowisk związanych z odpowiedzialnością materialną (o czym za chwilę), ale może to być również umowny zapis, który jest dla Ciebie korzystniejszy, na przykład zapewniający większą stabilność w przypadku rozwiązania umowy.

Wypowiedzenie umowy na okres próbny – krótsze terminy

Umowa na okres próbny to specyficzny rodzaj umowy, której celem jest wzajemne sprawdzenie się pracownika i pracodawcy. W związku z tym, okresy wypowiedzenia są tutaj znacznie krótsze:

• 3 dni robocze – jeśli umowa na okres próbny była zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni.
• 1 tydzień – jeśli umowa na okres próbny była zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie, ale krótszy niż 3 miesiące.
• 2 tygodnie – jeśli umowa na okres próbny była zawarta na 3 miesiące.

Warto pamiętać, że w przypadku 2-tygodniowego wypowiedzenia (z umowy na okres próbny) przysługuje Ci dodatkowy dzień wolnego na poszukiwanie pracy, jeśli to pracodawca wypowiada umowę.

Jak liczyć okres wypowiedzenia? Kluczowe zasady i przykłady

To, kiedy dokładnie zakończy się Twój stosunek pracy, zależy od sposobu liczenia okresu wypowiedzenia. Kodeks pracy precyzyjnie określa, jak liczy się ten czas, w zależności od tego, czy okres wypowiedzenia jest liczony w dniach, tygodniach czy miesiącach.

Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach:

Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożyłeś lub otrzymałeś wypowiedzenie. Okres wypowiedzenia kończy się zawsze w ostatnim dniu miesiąca. Nie ma znaczenia, czy miesiąc ma 28, 29, 30 czy 31 dni – zawsze trwa pełne miesiące.

• Przykład: Pracownik z rocznym stażem pracy złożył wypowiedzenie 16 stycznia. W tej sytuacji bieg wypowiedzenia rozpocznie się 1 lutego, a zakończy się ostatniego dnia lutego.
• Inny przykład: Pracownik zatrudniony od 1 stycznia 2021 roku złożył wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia w dniu 18 stycznia 2025 roku. Pracownik był zatrudniony przez ponad 3 lata (staż do 31 stycznia 2025 roku to dokładnie 3 lata i 1 miesiąc, więc przekroczył 3 lata). Zatem okres wypowiedzenia wynosi w jego przypadku 3 miesiące. Okres wypowiedzenia rozpoczyna się 1 lutego 2025 roku i kończy się 30 kwietnia 2025 roku.

Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach:

Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od pierwszej niedzieli następującej po dniu złożenia wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia kończy się po upływie jednego lub dwóch pełnych tygodni kalendarzowych, zawsze w sobotę. Tydzień kalendarzowy to 7 dni.

• Przykład: Pracodawca 9 stycznia 2025 roku wręczył wypowiedzenie pracownikowi, z którym miał zawartą umowę na okres próbny na 3 miesiące (czyli przysługuje mu 2 tygodnie wypowiedzenia). Wypowiedzenie rozpocznie swój bieg w niedzielę 12 stycznia 2025 roku. Okres wypowiedzenia zakończy się po upływie 2 tygodni, a jego ostatnim dniem będzie sobota – 25 stycznia 2025 roku.

Okres wypowiedzenia liczony w dniach:

Za pierwszy dzień wypowiedzenia uznaje się dzień roboczy, który następuje po dniu doręczenia wypowiedzenia. 3-dniowy okres wypowiedzenia ma zastosowanie wyłącznie do umowy na okres próbny trwający do dwóch tygodni. Do wyliczeń bierze się pod uwagę wszystkie dni poza niedzielami i dniami świątecznymi, wliczając w to dni dodatkowo wolne od pracy, czyli zazwyczaj soboty.

• Przykład: Pracownik zatrudniony na umowę na okres próbny na 2 tygodnie od 1 stycznia 2025 roku złożył wypowiedzenie 5 stycznia. Bieg wypowiedzenia rozpocznie się 9 stycznia. Od 12 stycznia nie będzie już istniał stosunek pracy, a umowa nie będzie wiązała strony.

W praktyce liczenie okresu wypowiedzenia bywa źródłem nieporozumień, dlatego zawsze upewnij się, jaką datę wskazuje pracodawca jako ostatni dzień zatrudnienia.

Skrócenie i wydłużenie okresu wypowiedzenia – elastyczność w Kodeksie pracy

Choć okresy wypowiedzenia są jasno określone, Kodeks pracy przewiduje pewne mechanizmy, które pozwalają na ich modyfikację.

Wydłużenie okresu wypowiedzenia

W niektórych sytuacjach okres wypowiedzenia może być dłuższy niż ustawowy. Dotyczy to przede wszystkim pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie. W myśl art. 36 §5 Kodeksu pracy, w takich przypadkach strony mogą umownie wydłużyć wskazane okresy wypowiedzenia – na przykład do 6 miesięcy dla stażu wynoszącego co najmniej 3 lata. Celem tego jest ułatwienie pracodawcy dokonania rozliczenia pracownika z powierzonego mu mienia. Sąd Najwyższy dopuszcza takie umowne wydłużenie, argumentując to zasadą uprzywilejowania pracownika (art. 18 kp), o ile jest to dla niego korzystne.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia może być również skrócony, ale tylko w ściśle określonych przypadkach:

1. Decyzja pracodawcy (art. 36^1 §1 kp): Pracodawca ma prawo skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia do jednego miesiąca w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, bądź z innych przyczyn niedotyczących pracownika. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałe dwa miesiące. Co ważne, ten skrócony okres wypowiedzenia i czas, za który przysługuje odszkodowanie, wliczają się do stażu pracy pracownika.
2. Porozumienie stron (art. 36 §6 kp): Po złożeniu wypowiedzenia przez jedną ze stron – pracownika lub pracodawcę – możliwe jest umowne skrócenie okresu wypowiedzenia na mocy zgodnych oświadczeń woli. Możesz sam wystąpić z taką inicjatywą. Takie uzgodnienie nie zmienia trybu rozwiązania umowy (czyli nadal jest to rozwiązanie za wypowiedzeniem, tylko w skróconym terminie).
3. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy: Pracodawca może zwolnić Cię z obowiązku świadczenia pracy na okres wypowiedzenia. Choć nie jest to formalne skrócenie okresu wypowiedzenia, w praktyce oznacza to, że nie musisz przychodzić do pracy, ale wciąż przysługuje Ci wynagrodzenie za ten czas.

Prawa i obowiązki w okresie wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia to czas, w którym stosunek pracy wciąż trwa, a więc zarówno Ty, jak i pracodawca macie określone prawa i obowiązki.

Jakie są Twoje prawa w okresie wypowiedzenia?

• Prawo do wynagrodzenia: Przez cały okres wypowiedzenia zachowujesz prawo do wynagrodzenia w pełnej wysokości, nawet jeśli zostaniesz zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.
• Dni wolne na poszukiwanie pracy: Jeśli to pracodawca wypowiada umowę, przysługują Ci płatne dni wolne na poszukiwanie nowego zatrudnienia. Ich wymiar zależy od długości okresu wypowiedzenia:
  • 2 dni robocze – przy okresie wypowiedzenia 2 tygodnie lub 1 miesiąc.
  • 3 dni robocze – przy okresie wypowiedzenia 3 miesiące.
• Prawo do urlopu: W okresie wypowiedzenia masz prawo wykorzystać urlop wypoczynkowy, do którego nabyłeś prawo. Jeśli nie wykorzystasz całego urlopu, pracodawca musi wypłacić Ci ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopowe w dniu rozwiązania umowy.
• Możliwość zmiany obowiązków: Pracodawca może wyznaczyć Ci inne obowiązki niż dotychczasowe na okres wypowiedzenia, jeśli uzna to za uzasadnione.

Jakie są Twoje obowiązki w okresie wypowiedzenia?

• Świadczenie pracy: W okresie wypowiedzenia masz obowiązek wywiązywać się ze swoich dotychczasowych obowiązków pracowniczych w takim samym stopniu, jak w całym okresie zatrudnienia, chyba że pracodawca zwolni Cię z tego obowiązku.
• Lojalność i przestrzeganie zasad: Wciąż obowiązują Cię zasady dotyczące lojalności wobec pracodawcy, poufności informacji oraz wszelkie regulacje wewnętrzne firmy.

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu umowy:

• Wydanie świadectwa pracy: W ostatnim dniu Twojego zatrudnienia pracodawca ma obowiązek wydać Ci świadectwo pracy.
• Wyrejestrowanie z ZUS: Pracodawca musi wyrejestrować Cię z ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – kiedy to możliwe?

Oprócz rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, Kodeks pracy przewiduje też tryb natychmiastowy, czyli rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Jest to forma zakończenia stosunku pracy, która wchodzi w życie z chwilą doręczenia oświadczenia drugiej stronie. Jest to jednak możliwe tylko w ściśle określonych, wyjątkowych sytuacjach.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika:

Masz prawo rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli:

1. Lekarz orzekł szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na Twoje zdrowie, a pracodawca nie przeniesie Cię w określonym terminie do innej pracy, odpowiedniej dla Twojego stanu zdrowia i kwalifikacji. To Ty decydujesz, czy chcesz z tej możliwości skorzystać.
2. Pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec Ciebie. Do takich naruszeń zalicza się np.:
   • Nie wypłacanie wynagrodzenia w terminie lub w prawidłowej wysokości.
   • Mobbing lub uporczywe nękanie.
   • Niezapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
   • Niewywiązywanie się z obowiązków dotyczących ubezpieczeń społecznych.

   W takim przypadku masz miesiąc od dnia, w którym dowiedziałeś się o naruszeniu, na złożenie pisemnego oświadczenia z podaniem przyczyny.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracodawcę (tzw. „dyscyplinarne”):

Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z Twojej winy w przypadku:

• Ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (np. spożywanie alkoholu w pracy, rażące naruszenie regulaminu).
• Popełnienia przestępstwa w czasie trwania umowy, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie na danym stanowisku.
• Utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku, z Twojej winy.

Pracodawca może również rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika, na przykład z powodu:

• Długotrwałej niezdolności do pracy z powodu choroby (trwającej dłużej niż określony w Kodeksie pracy czas, np. 3 miesiące, jeśli staż pracy jest krótszy niż 6 miesięcy; lub sumy okresów pobierania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego przez dłużej niż 3 miesiące, jeśli staż jest dłuższy).
• Usprawiedliwionej, ale długotrwałej nieobecności w pracy z innych przyczyn, trwającej dłużej niż miesiąc.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Warto pamiętać, że najprostszym i najbardziej polubownym sposobem na wcześniejsze zakończenie współpracy jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, na mocy porozumienia stron może być rozwiązana każda umowa o pracę, pod warunkiem zgody obu stron. Data zakończenia współpracy jest wówczas dowolnie ustalana i może nastąpić nawet tego samego dnia. To idealne rozwiązanie, jeśli zależy Ci na szybkim opuszczeniu firmy, a pracodawca wyraża na to zgodę.

Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie, niezależnie od tego, czy składasz je Ty, czy pracodawca, powinno mieć formę pisemną i zawierać kilka kluczowych elementów:

• Datę i miejsce sporządzenia.
• Dane Twoje i pracodawcy.
• Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, ze wskazaniem jej rodzaju (np. umowa na czas nieokreślony).
• Twoją datę zatrudnienia.
• Podpis strony wypowiadającej.

Jeśli to pracodawca wypowiada umowę na czas nieokreślony (lub od 26 kwietnia 2023 roku również na czas określony), musi w wypowiedzeniu podać konkretną, rzeczywistą przyczynę rozwiązania umowy. Musi też poinformować Cię o prawie do odwołania się do sądu pracy. Dodatkowo, jeśli jesteś reprezentowany przez zakładową organizację związkową, pracodawca ma obowiązek skonsultować z nią zamiar wypowiedzenia umowy.

Znajomość przepisów dotyczących okresu wypowiedzenia jest niezwykle ważna – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Daje pewność prawną i pozwala na świadome podejmowanie decyzji dotyczących kariery zawodowej. Pamiętaj, że w przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, aby upewnić się, że Twoje prawa i obowiązki są właściwie interpretowane.